Een passende structuur voor Timotheos in Malawi

Als managementteam in Malawi hebben we diverse keren gesproken over het rapport van Janneke. Het rapport bevat verschillende opties voor het aanpassen van de organisatiestructuur. We hebben hieruit een keuze gemaakt en dit ook met de besturen besproken. Het geeft ons vertrouwen dat we vervolgstappen kunnen zetten die de organisatie verder helpt richting de toekomst.

We zijn nu zover dat we de aanpassingen kunnen communiceren en implementeren. Concreet zal dit betekenen dat we een aantal vacatures openzetten in Malawi. We starten met een interne sollicitatieprocedure. Daarna verwachten we ook enkele vacatures voor expats (uit Nederland, Canada of USA) open te stellen. Op die manier willen we ook invulling geven aan de lege plaats die in Malawi is ontstaan door het vertrek van Thera Verdouw. De vacatures hebben in eerste instantie betrekking op onze programma’s Onderwijs en Evangelisatie.

Voor Nederland zullen de vacatures geplaatst worden op de website van Timotheos: www.timotheos.nl/vacatures. 

Het is onze hoop en ons gebed dat de Heere de organisatie wil zegenen en dat deze wijzigingen ten goede mogen komen aan het werk onder de kinderen en jongeren in Malawi. 

Hartelijke groet,
Gerrit Oomen 

De afgelopen jaren heeft Timotheos in Malawi een goede ontwikkeling doorgemaakt. De organisatie groeide, werd professioneler, ging zich focussen op haar kerndoelen en voegde de verschillende afdelingen (Nederland, Canada en USA) samen. Er kwam rust in de organisatie, er werd goed samengewerkt en er werden flinke stappen gezet op het gebied van het invoeren van beleid en het structureel en periodiek rapporteren.

Om ervoor te zorgen dat de organisatie klaar is voor de volgende fase, is mij gevraagd om de structuur te evalueren en advies te geven.

Voor deze evaluatie startte ik in januari en februari met het houden van interviews. In eerste instantie met medewerkers van Timotheos in allerlei functies: kookmoeders, wachtmannen, leerkrachten, weeshuismoeders, matrons, pastors en hoofdonderwijzers. Dat deed ik op al onze zes kinderzorgcentra en basisscholen en daarnaast ook op de David Livingstone school. Daarna voerde ik gesprekken met de collega’s van het hoofdkantoor en met de leden van het Managementteam. In totaal sprak ik zo’n 70 van de 240 medewerkers van Timotheos. Daarnaast haalde ik input op bij de bestuursleden van Malawi, Canada en Nederland. Al deze gesprekken leverden een schat aan informatie op. Niet alleen over de organisatiestructuur, maar ook over de manier waarop processen lopen, waar collega’s wel en niet tevreden over zijn en wat hun wensen en dromen zijn voor de toekomst.

Het is lastig om de conclusies van het onderzoek heel beknopt weer te geven, maar om het in één zin samen te vatten: de structuur op de werkvloer voldoet en is passend bij de huidige werkwijze en doelen van de organisatie, maar de structuur en werkwijze in de top van de organisatie en de connectie tussen de top en de werkvloer kunnen beter.  

Mijn adviezen richten zich op vier punten: 

1. Het aanpassen de organisatiestructuur in de top door:
   - het verminderen van het aantal organisatorische lagen;
   - het verbreden van het managementteam;
   - het beter integreren van de David Livingstone school;
   - het opnemen van de kernactiviteiten (Onderwijs, Evangelisatie en Zorg) in het management.
2. Het aanbrengen van meer structuur in de werkwijze van het management.
3. Het kijken naar mogelijkheden om meer aandacht te geven aan het welbevinden van medewerkers. 
4. Het evalueren van administratieve processen en waar mogelijk implementeren van een aantal systemen om de hoeveelheid handmatig werk te verminderen. 

Een en ander is verder uitgewerkt en in april besproken met het managementteam, het bestuur in Malawi en het internationaal bestuur. De komende periode hopen we te starten met de implementatie.